Nếu bạn cũng giống như những người làm việc không có kế hoạch thì bạn sẽ cảm thấy dường như thời gian của một ngày là không bao giờ đủ. Chỉ một vài email cũng có thể làm cho bạn phải lưu lại văn phòng quá thời gian mà bạn muốn rời đi hoặc bạn có thể phải làm cả thứ Bảy vì chưa động chạm tới một dự án quan trọng nào trong suốt tuần. Nếu không có thêm một hoặc hai giờ trong ngày thì làm sao bạn có thể hoàn thành được tất cả những việc bạn phải làm? Có một giải pháp là cần xác định và loại bỏ những cạm bẫy làm cản trở hiệu quả làm việc của bạn. Hãy xem xét những dấu hiệu cho thấy bạn đang làm việc kém hiệu quả và những cách để cải thiện thói quen của bạn:

1. Không biết cần làm việc gì trước

Nếu như bạn có nhiều việc phải làm thì khó có thể xác định cần làm việc nào trước. Bạn có thể bắt đầu với những việc ít ưu tiên trước bởi vì bạn không phải bỏ ra nhiều công sức.

Dành 10 đến 15 phút đầu giờ mỗi ngày để sắp xếp công việc là một cách đơn giản và hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc. Như vậy bạn sẽ có thể ưu tiên và xác định được những công việc cấp bách nhất.

2. Không biết phân chia công việc

Khi bạn phải làm một công việc phức tạp hoặc tẻ nhạt, việc đầu tiên bạn thường làm là gì?

Có thể là bạn sẽ trì hoãn. Kết quả là bạn phải vội vàng để hoàn thành công việc cho đúng thời hạn. Cách tốt hơn là bạn chia công việc ra từng phần nhỏ. Bạn sẽ cảm thấy hài lòng mỗi khi hoàn thành một công đoạn và dần dần tiến đến mục tiêu cuối cùng

3. Làm việc không đúng thời điểm Theo kết quả của một cuộc nghiên cứu gần đây cho thấy, có 57% nhà lãnh đạo nói rằng thứ Ba là ngày làm việc hiệu quả nhất trong tuần. Chỉ 12% coi thứ Hai là ngày làm việc hiệu quả. Bài học là: Bạn hãy lên kế hoạch thực hiện những việc quan trọng nhất vào thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên họp vào buổi sáng thì hãy dành thời gian buổi chiều để làm những việc cần mức độ tập trung cao. 4. Sở hữu một hộp thư lộn xộn Email không làm tăng năng suất làm việc của bạn mà ngược lại, nó còn là nhân tố làm giảm hiệu quả công việc. Cùng với thời gian, việc bạn duy trì hộp thư đến ngày càng nhiều và không có quy củ thì nó sẽ ngốn mất nhiều thời gian làm việc trong ngày.

Để tránh tình trạng này, hàng tuần bạn nên dọn dẹp hộp thư đến, xoá bỏ những thư không cần thiết và lưu những thư quan trọng vào thư mục phù hợp. Ngoài ra, hãy nhớ rằng một số cuộc trao đổi có thể thực hiện qua gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại sẽ nhanh hơn và tiện lợi hơn.

5. Luôn mở cửa

Điều cần thiết là hãy để đồng nghiệp có thể tiếp cận được với bạn nhưng đôi khi bạn cũng cần thời gian cho riêng mình. Khi công việc của bạn gần đến thời hạn hoặc bạn đang làm một việc hết sức quan trọng thì hãy giảm thiểu sự sao nhãng và tránh bị làm phiền bằng cách đóng cửa văn phòng hoặc treo biển “Không tiếp khách” ở nơi làm việc. Nhưng hãy nhớ rằng yêu cầu của bạn sẽ giảm hiệu lực khi bạn thường xuyên lạm dụng việc treo biển.

6. Không biết nghỉ ngơi

Mọi người đều biết rằng việc ngồi làm việc nhiều giờ trước máy vi tính có thể khiến bạn mệt mỏi và giảm hiệu suất làm việc. Hãy thay đổi không khí bằng những quãng nghỉ ngơi ngắn.

Ví dụ, bạn có thể đi dạo chốc lát trong toà nhà hoặc ngồi nghỉ ở chiếc bàn bên ngoài. Việc thay đổi không khí mới sẽ giúp bạn thoát khỏi công việc thường nhật trong chốc lát và giúp bạn khôi phục năng lượng để làm việc tiếp theo.

7. Không biết tiết kiệm thời gian

Các “mẹo thời gian” nhỏ có thể tiết kiệm cho bạn một vài phút vào việc này việc nọ và có thể nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc.

Ví dụ, thay vì là trả lời mọi email gửi đến và để không mất dấu vết thì bạn hãy nhấn nút Trả lời sau đó lưu vào mục Thư nháp. Bạn có thể trả lời vào thời gian thuận tiện hơn và sẽ không quên trả lời cho người đã viết cho bạn.

Cuối cùng, hãy thực tế. Khi bạn muốn thúc ép bản thân và nếu mục tiêu thực hiện của bạn là không thể đạt được thì bạn sẽ cảm thấy bực bội và nản chí.

Hãy bắt đầu với mục tiêu nhỏ ví dụ như việc xếp những thư chưa trả lời vào một góc màn hình trước khi rời văn phòng vào mỗi buổi tối. Khi bạn bắt đầu đạt được những mục tiêu ban đầu thì bạn có thể dần dần vượt qua được khó khăn.

Nguồn: Robert Half International